Seit 1. Juli 2011 (Neufassung § 14 Abs. 1 und 3 UStG) können elektronische Rechnungen aller Formate (z.B. PDF, TIF) auf jeglichem technischen Weg (z.B. E-Mail, Web-Download) verwendet werden. Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer ordnungsgemäßen elektronischen Rechnung allerdings muss der Unternehmer durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren nachweisen.
Dazu gehören die
- Echtheit der Herkunft der Rechnung (Authentizität)
- Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung (Integrität)
- Lesbarkeit der Rechnung
Nachweis durch innerbetriebliches Kontrollverfahren in Bezug auf
- die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung (wurde die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der dargestellten Quantität und Qualität erbracht)
- den Zahlungsanspruch
- die Richtigkeit der Kontoverbindung des Rechnungsausstellers
Archivierung
- Für Rechnungen gilt umsatzsteuerrechtlich eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren.
- Alle Rechnungen müssen unveränderbar aufbewahrt werden, somit
• jederzeit im Originalzustand verfügbar sein
• während der gesetzl. Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder vernichtet werden
• als digitale Dokumente unverändert originär elektronisch aufzubewahren
- Werden empfangene elektronische Rechnungen ordnungsgemäß im Originalformat aufbewahrt, so steht dem nicht entgegen, dass diese Rechnungen auf Papier ausgedruckt werden.