Einhaltung von unternehmensinternen Richtlinien

Um weder mit dem Gesetz noch mit der Moral in Konflikt zu geraten, wird diese Compliance fester Bestandteil der Wilhelm Rink GmbH & Co. KG und der Rink GmbH (nachfolgend Unternehmen Rink) Unternehmenspolitik und -kultur.

Die Festlegungen dieser Compliance sollen dabei das Verhältnis zu Kunden und Lieferanten des Unternehmens Rink beschreiben. So wird z.B. jede Form der Bestechung, Bestechlichkeit bzw. anderer Unregelmäßigkeiten im Unternehmen Rink weder geduldet noch akzeptiert. Da die Grenzen in vielen Fällen fließend sind, dienen die folgenden Regelungen dem besseren Verständnis sowie der Abgrenzung.

Die Erfolge des Unternehmens Rink sollen sich ausschließlich auf korrektem Geschäftsgebaren, Ehrlichkeit und Verlässlichkeit begründen. Wir haben einen hohen moralischen Anspruch an uns selbst und unsere Mitarbeiter.

Relegungen

Unser Verhalten gegenüber Kunden:

  • Wenn wir Kunden zu Veranstaltungen einladen, so haben diese Veranstaltungen mit deutlicher Mehrheit dem Unternehmenszweck und nicht privaten Motiven zu dienen. Der Rahmen dieser Veranstaltungen muss dem Verhältnis zum Kunden in jeder Hinsicht angemessen sein und darf den Rahmen üblicher Gastfreundlichkeit nicht überschreiten.
  • Wenn wir Mitarbeiter von Kunden zu Kundenveranstaltungen einladen oder zur Beteiligung an Aktionen auffordern, informieren wir hierüber den Inhaber bzw. die Geschäftsführung unseres Kunden. In großen Organisationen ist der Vorgesetzte des Kundenmitarbeiters zu informieren.
  • Zugabeaktionen richten sich immer nur an den Inhaber bzw. die Geschäftsführung unseres Kunden. Öffentliche Auftraggeber sind generell von Zugabeaktionen auszuschließen.
  • Geschenke an Kunden müssen sich immer im gesetzlichen Rahmen bewegen und müssen steuerlich korrekt behandelt werden. Geschenke müssen in Art und Umfang jederzeit angemessen sein. Dies gilt auch für Geschenke oder sonstige Vergünstigungen, die uns vom Kunden angeboten werden.
  • Einladungen an Kunden zu Veranstaltungen mit überwiegend privatem Charakter sind erlaubt, wenn die maßgeblichen Kosten der Veranstaltung vom Kunden selbst übernommen werden.
  • Vereinbarungen mit Kunden über z.B. Bonus und Skonto müssen offiziell dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Unser Verhalten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern:

  • Um unseren Lieferanten Aufträge bzw. sonstige Vorteile zu ermöglichen, lassen wir uns nicht begünstigen – weder direkt noch indirekt.
  • Sämtliche Aktionen von Lieferanten sind dem Unternehmen zuzuführen und nicht privat zu verwenden. Zweitnutzenaktionen sind vorrangig in Nachlässe zu wandeln. Ist dies nicht möglich, sind die Zugaben ausschließlich für das Unternehmen zu verwenden.
  • Sollten wir von Lieferanten zu Veranstaltungen eingeladen werden, so nehmen wir Einladungen nur an, wenn die Veranstaltung mit deutlicher Mehrheit dem Unternehmenszweck und nicht mehrheitlich dem Vergnügen dient. Der Rahmen dieser Veranstaltung muss dem Verhältnis zu diesem Lieferanten in jeder Hinsicht angemessen sein und darf den Rahmen üblicher Gastfreundlichkeit nicht überschreiten.
  • Wenn wir von Lieferanten eingeladen werden und die Einladung annehmen, informieren wir hierüber den jeweiligen Vorgesetzten. Über die Teilnahme muss offen kommuniziert werden.
  • Geschenke von Lieferanten müssen sich immer im gesetzlichen Rahmen und innerhalb der steuerlichen Freibeträge bewegen. Geschenke müssen in Art und Umfang jederzeit angemessen sein.
  • Einladungen von Lieferanten zu Veranstaltungen mit überwiegend privatem Charakter sind erlaubt, wenn die maßgeblichen Kosten der Veranstaltung von uns – nach Abstimmung mit dem Vorgesetzen – oder vom Mitarbeiter selbst getragen werden. Die Information des Vorgesetzten ist in allen Fällen notwendig. Es muss sichergestellt sein, dass hierbei keine Abhängigkeiten, auch keine moralischen, entstehen, die den Interessen des Unternehmens entgegen wirken.

Sonstiges

  • Wir vermeiden Interessenskonflikte, die auftreten können, wenn persönliche oder familiäre Interessen und andere Bindungen den Unternehmensinteressen entgegenstehen.
  • Wir beachten die Regelungen des Kartellgesetzes sowie sonstige Gesetze zur Regelung des Wettbewerbs.
  • Wir treffen keine Preisabsprachen.
  • Wir beachten die Regelungen des Geldwäschegesetzes.
  • Wir führen eine vollständige, genaue und aktuelle Buchführung. Der Fluss der Ware, der Belege und der Zahlungen muss jederzeit nachvollziehbar sein. Die Rechnung muss dem gelieferten Material entsprechen und jederzeit überprüfbar sein.

Zur Information: Der Gesetzgeber hat für Geschenke an Geschäftsfreunde eineFreigrenze in Höhevon max. 35 Euro (pro beschenkter Person und Jahr) netto festgelegt.

Verstöße

  • Ein Verstoß gegen diese Verhaltensregelungen zieht arbeitsrechtliche Konsequenzen in Form einer Abmahnung nach sich.
  • Grobe Verstöße gegen dieses Regelwerk können zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung führen.

Selbstverpflichtung

  • Alle Mitarbeiter mit regelmäßigem Kontakt zu Kunden oder Lieferanten der Unternehmen Rink müssen diese Compliance lesen, zur Kenntnis nehmen, die Regelungen beachten und einhalten.
  • Dies wird von den Mitarbeitern durch Unterschrift dokumentiert. Die entsprechende Erklärung wird in die Personalakte aufgenommen.

Wetzlar, 14. Juni 2012

Klaus Rink und Harald Meffert